プライバシーポリシー

東京ミーティングサービス株式会社（以下「当社」といいます。）は、会議室の運営その他当社が提供する各種サービス（以下「本サービス」といいます。）において取得する個人情報の保護を重要な責務と認識し、個人情報の保護に関する法律（APPI）その他関連法令・ガイドラインを遵守し、適切に取り扱います。本プライバシーポリシーは、当社が取得する個人情報等の取扱いについて定めるものです。

1. 事業者情報

事業者名：東京ミーティングサービス株式会社

所在地：東京都港区芝4-21-8

メールアドレス：[email protected]

電話番号：+81 3 6435 2784

ウェブサイト：momklyn.pro

2. 取得する情報および取扱いの対象

当社は、本サービスの提供にあたり、以下の情報を取得し、利用することがあります。

• 氏名、ふりがな、会社名、部署名、役職
• 住所、電話番号、メールアドレス
• 予約日時、利用人数、利用目的、利用履歴、問い合わせ内容
• 請求情報、支払情報、領収書発行情報
• 本人確認に必要な情報（必要な場合）
• ウェブサイトの利用に伴い自動的に取得される情報（IPアドレス、Cookie、端末情報、閲覧履歴、アクセス日時、参照元等）
• 防犯カメラ映像、入退室記録、施設内での利用状況に関する情報（設置・運用する場合）
• その他、当社が本サービス提供のために取得する必要がある情報

3. 個人情報の利用目的

当社は、取得した個人情報を、以下の目的の範囲内で利用します。

• 会議室の予約受付、確認、変更、キャンセル対応のため
• 本サービスの提供、運営、管理、円滑な実施のため
• 利用料金の請求、決済、返金、領収書発行のため
• 本人確認、問い合わせ対応、連絡、サポート対応のため
• 利用規約、施設利用ルール等の案内および遵守確認のため
• 設備保守、障害対応、品質向上、サービス改善のため
• 不正利用、違法行為、迷惑行為の防止および対応のため
• 利用状況の分析、統計資料の作成、マーケティングのため
• 新サービス、キャンペーン、イベント等のご案内のため
• 法令上必要な対応、紛争対応、権利行使および義務履行のため

4. 個人情報の取扱いに関する法的根拠

当社は、日本法上、個人情報の取得・利用・提供について、以下のような適法な根拠に基づき取り扱います。

• お客様との契約の締結・履行および予約管理等のために必要な場合
• 法令に基づく義務を履行するために必要な場合
• 当社または第三者の正当な利益のために必要な場合で、本人の権利利益を不当に侵害しない場合
• 本人の同意を得た場合

なお、当社は、要配慮個人情報を取得する場合、法令に従い、必要な場合を除き、本人の同意を得ます。

5. 個人情報の第三者提供および委託

当社は、次の場合を除き、本人の同意なく個人データを第三者に提供しません。

• 法令に基づく場合
• 人の生命、身体または財産の保護のために必要であり、本人の同意を得ることが困難な場合
• 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要であり、本人の同意を得ることが困難な場合
• 国の機関または地方公共団体等に協力する必要がある場合
• その他法令で認められる場合

また、当社は、業務遂行上必要な範囲で、システム運用、決済処理、メール配信、会計、保守管理等の業務を外部事業者へ委託することがあります。この場合、当社は委託先に対し、適切な監督を行い、個人情報の安全管理が図られるよう努めます。

6. 個人情報の外国にある第三者への提供

当社は、クラウドサービス、メール配信、データ保管、分析サービス等の利用に伴い、個人データが外国にある第三者に提供され、または外国で取り扱われることがあります。その場合、当社は、法令に従い、当該外国における個人情報保護制度、第三者が講ずる個人情報保護措置、本人が講ずることが可能な措置に関する情報の提供等、必要な対応を行います。

なお、本人の同意を要する場合には、法令に従って適切に同意を取得します。

7. 保存期間

当社は、個人情報を、利用目的の達成に必要な期間および法令で保存が求められる期間に限り保有します。保存期間経過後、または利用目的達成後は、速やかに消去または匿名化等の措置を講じます。

具体的な保存期間は、以下の要素を考慮して決定します。

• 会議室予約・利用の履歴管理に必要な期間
• 請求、会計、税務上必要な保存期間
• 問い合わせ対応、苦情対応、紛争対応に必要な期間
• 法令または監督官庁の要請に基づく保存期間

8. ご本人の権利

ご本人は、法令に基づき、当社が保有する保有個人データについて、以下の請求を行うことができます。

• 利用目的の通知
• 開示
• 訂正、追加または削除
• 利用停止、消去
• 第三者提供の停止
• データポータビリティに関する請求（法令上認められる範囲で、または当社が対応可能な範囲で）
• 異議申立て

これらの請求を行う場合は、後記の連絡先までご連絡ください。当社は、法令に従い、本人確認のうえ、合理的な範囲で速やかに対応します。ただし、法令上、開示等に応じられない場合があります。

9. 同意の撤回

本人の同意を根拠として個人情報を取り扱っている場合、本人はいつでもその同意を撤回できます。同意の撤回は、当社所定の方法または後記連絡先へのご連絡により行うことができます。ただし、撤回前の取扱いの適法性には影響しません。

同意を撤回された場合、当該同意に基づく一部のサービスが利用できなくなることがあります。

10. 苦情・相談窓口

当社の個人情報の取扱いに関する苦情、相談、または各種請求については、下記窓口までご連絡ください。

東京ミーティングサービス株式会社 個人情報お問い合わせ窓口

メールアドレス：[email protected]

電話番号：+81 3 6435 2784

所在地：東京都港区芝4-21-8

当社は、適切かつ迅速な対応に努めます。また、必要に応じて、個人情報保護委員会その他の関係機関への相談をご案内することがあります。

11. 安全管理措置

当社は、個人情報の漏えい、滅失、毀損、不正アクセス、改ざん等を防止するため、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。主な措置は以下のとおりです。

• 個人情報保護に関する社内規程の整備
• 従業者に対する教育・監督
• アクセス権限の管理および認証管理
• 通信の暗号化、機器・システムの適切な管理
• 委託先の選定・監督
• 不正アクセスや事故発生時の対応体制の整備

当社は、必要に応じて安全管理措置の内容を継続的に見直し、改善します。

12. お問い合わせ先

個人情報の取扱いに関するお問い合わせは、以下までご連絡ください。

東京ミーティングサービス株式会社

メールアドレス：[email protected]

電話番号：+81 3 6435 2784

住所：東京都港区芝4-21-8

13. プライバシーポリシーの変更

当社は、法令の改正、サービス内容の変更、運用方法の見直し等に応じて、本プライバシーポリシーを改定することがあります。重要な変更を行う場合は、当社ウェブサイト上での掲示その他適切な方法により周知します。変更後のプライバシーポリシーは、別段の定めがない限り、当社ウェブサイトに掲載した時点から効力を生じます。

制定日：2026年9月30日